보고서 작성 환경이라하면 매우 추상적으로 들린다. 좀더 구체적으로 보고서 작성환경이란 무엇인가? 초두에 내가 보고서 작성에 가장 중요한 핵심은 바로 '독자'라고 했다. 즉 보고서 작성 환경이란 이 '독자'의 이해의 정도, 관점, 다뤄져야 할 포인트 등이라고 할 수 있다.  그렇다면 이것이 보고서 작성과 무슨 연관이 있을까?

독자의 이해의 정도에 따라 글의 구조가 확연히 달라 질 수 있다는 점이다.

자 그러면 독자의 이해의 정도에 따라 글의 구조가 어떻게 변하는지를 한번 살펴보자

아래 모든 항목이 독자의 이해의 정도에 기반한 독자의 질문이 무엇인가에 기반하고 있다

항목	연역적(deductive)	귀납적(inductive)
독자의 내용 파악 정도	∙   독자가 상황을 잘 모름	∙   독자가 상황을 잘 알고 있음
질문의 다양성	∙   무엇을? 왜? 어떻게? 확실한가?	∙   어떻게?
추진 이유	∙   Bottom-up	∙   Top-down
용도	∙   정보 전달	∙   해결책 제시

 

도입부를 통해 충분히 설명하는 것을 우선적으로 시도하고, 도입부에 문제의 유래와 배경, 필자가 관여한 사항, 지금까지 진행된 조사 결과, 용어 정의 등 독자의 이해를 돕는데 필요한 여러 가지 내용을 포함시켜 독자의 ‘무엇을?’, ‘왜?’라는 질문을 최대한 답변하고 ‘어떻게?’라는 질문의 답을 핵심단계에서 답변할 수 있도록 한다

여기까지만 보면 이해하기가 힘들다. 다음에는 실제 사례와 구조화된 도식을 통해 이것에 대한 의미를 살펴보자

피라미드 구조를 그리기 위해서는 몇 가지 선행 되어야 할 단계가 있다

가장 먼저 아래 1, 2, 3   4, 5, 2를 순차적으로 질문하면서 도입부와 글의 구조를 구상한다.

피라미드을 작성하기 위해 거쳐야할 단계는 크게 4단계로 볼 수 있는데 먼저 1, 2단계를 거치며 도입부를 작성하는 것을 알아보자

1, 2단계 : 주장 메시지 작성 및 답변과 도입부의 대조문제 정의

 

문제 정의는 문서 작성 전 문제 해결 프로세스에서 먼저 나와야 할 것이지만  문서를 구성하는 중요한 부분이므로 문서 작성 때에도 다시 한번 물어봐서 확인하는 것이 좋다.  문제 정의는 아래 ‘순차적 분석’의 초기 단계에 해당한다. 이는 문제 해결 구조를 문서 구조와 매칭 시킨 것으로 이해하면 편할 것이다. 문제 해결 프로세스를 따라가면서 결국 문서 구조는 이러한 구조로 매칭 시키면 문제 해결과 문서 작성이 동시에 이루어지는 효과를 누릴 수 있다

1. 문제가 있는가? 혹은 개선 기회가 있는가?	문제 정의하기	도입부
2. 문제가 어디에 있는가?	S-C-Q
3. 왜 문제가 있는가?	분석 구성하기	포인트
4. 문제에 대해서 무엇을 할 수 있는가?	해결책 찾기
5. 문제에 대해서 무엇을 해야 하는가?

 ※ S-C-Q는 도입부의 구성 요소 : S(Situation), C(Complication), Q(Question)

문제 정의 프레임워크에서는 다음 세가지 질문에 답해야 한다

•   현재 무슨 일이 벌어지고 있는가?(상황=출발점, 시장상황+방해되는 사건)

•   현재 원하지 않는 것은 무엇인가?

•   대신 무엇을 원하는가?

 

문제가 정의 되었다면 핵심 질문을 도출해야 하는데 독자가 어느 상황인가에 따라 대부분 7가지 상황 중 하나에 해당된다.

도입부를 작성할 때 민토가 제시하는 프레임을 따라 하면 구조적으로 접근할 수 있다.

 

출발점 및 시작 상황, R1(원하지 않는 결과), R2(원하는 결과) 구조

 

일곱 가지 문제 상황의 예

①      독자가 R1에서 R2를 얻는 방법을 모른다.

②      독자가 R1에서 R2를 얻는 방법을 알고 있다고는 하지만, 확신이 없다.

③      독자가 R1에서 R2를 얻는 방법을 알고 있지만, 그 해결책을 어떻게 실행해야 하는지 모른다.

④      독자가 R1에서 R2를 얻는 방법을 알고 있다고 생각하고 실행했지만, 어떤 이유에서인지 그 해결책이 통하지 않았다

⑤      많은 해결책 중 어느 것을 선택해서 실행해야 하는지 모른다

⑥      독자가 R1을 알고 있지만, 해결책을 찾을 수 있을 만큼 R2를 명확하게 진술할 수 없다

⑦      독자가 R2는 알고 있지만 현재 자신이 R1에 처해 있는지 모른다(벤치마킹)

 

이 일곱 가지 문제 상황은 ‘내가 현재 작성하고자 하는 보고서의 전체적인 핵심 질문이 무엇인가?’를 도출하는 데에도 매우 유용하다

다시 한번 말하지만 내가 써야할 보고서나 문서의 목표가 무엇이며 이는 어떠한 구조 인지를 문서 작성 전에 필히 고민하고 파악해야 한다. 그렇지 않으면 문서는 열심히 작성했으나 그 문서가 하고자 하는 것이 무엇인지? 내가 원하는 것이 무엇인지? 설명을 위한 것인지? 설득을 위한 것인지? 매우 애매모호한 보고서가 나올 가능성이 매우 높다

읽는 이로 하여금 읽는 내내 '그래서 뭘 어쩌겠다는 거지?'라는 질문이 나오게 한다면 그것은 처음 문서의 목표와 방향, 그리고 이를 해결하기 위한 구조를 명확히 하지 않았기 때문이다. 이러한 유형을 외워놓는 것은 효율을 위한 것이다. 물론 암기하지 않아도 고민하면 저중에 하나일 수 밖에 없다. 공식처럼 생각하지 말고 부담없이 효율을 높이기 위한 방안 정도로 생각하고 알아두면 좋을 것 같다

다음은 제일 중요한 글의 구조에 대해서 알아보겠다.

어떤 형식이 있는지? 각 형식의 장단점은 무엇인지?

어떤 구조를 채택하고 이용할 것인지?

1.     문서의 발향 설정

1)    문서 목표 명확화

 

문서 만들기 전 주제, 대상, 리더의 스타일, 목표, 접근 방법 5개 항목에 대해서 먼저 정의한다.

유치해 보이지만 글 쓰기 전에 독자에 대해서 5~10분 정도 고민한다는 것 자체가 독자 관점의 보고서를 작성하는데 많은 도움을 준다.  이때의 고민이 보고서가 마무리 될때까지 머릿속에 유지되어야 한다

[예시]

①      주제	컨설팅 수행 방안
②      대상	팀장, 본부장, 사장님
③      스타일	본부장님은 컨설팅에 대한 의지가 있으시나 사장님은 아직 detail한 사항을 모르니 사장님 관점에서 나올 수 있는 질문에 답한다. 또한 의사결정 시 비용에 민감할 수 있으니 비용 항목을 정확히 명시한다
④      목표	본 문서를 다 읽은 후, “기조본과 협의할 것이니 그럼 계획하신 대로 RFP를 발송하고 진행해 주세요”라는 승낙을 얻어 낸다.
⑤      접근 방법	컨설팅 수행 검토 배경을 명확히 하고 컨설팅 범위를 단계별로 설명

 

목표 명확화의 원칙

 

SMART( Specific, Measurable, Achievable, Relevant to key problem, Time-bound)

 

1.       목표를 분명히 하기 위해 한 문장으로 정리해야 함

ex) 컨설팅 수행 필요성을 공유하고 미래전략 수립을 위한 컨설팅 수행을 위한 임원진의 승인을 득함(O)

2.       과도한 의욕을 줄이고 반드시 현실 가능한 목표를 세워야 함

ex) 우리 회사는 동아시아에서 고객 만족도 100%를 달성하여 최고의 서비스 회사로서의 위상을 확보(X)

→ 고객 만족도 10% 상승을 통해 3개월 내 매출 신장 10%를 달성하고 매출 순위 1위를 달성함(O)

3.       청중들로부터 어떤 행동을 유도해 낼 수 있는 목표이어야 함

ex) 우리 회사 제품의 장점과 특징에 대해 고객에게 정확히 설명하고자 함(X)

→ 고객의 needs를 충족 시키기 위해 우리 제품을 선택할 수 있도록 함(O)

2)      목표 독자 선정 및 스타일 파악

지금까지 계속 독자 관점을 강조하고 있다. 보고서를 구성지게, 논리적으로 작성하는 것도 중요하지만 독자의 스타일을 파악하는 것도 무엇보다도 중요하다. 독자가 논리적인 것을 좋아하고 기승전결을 따진다면 보고서는 그렇게 작성되어야 한다. 반대로 결론부터 듣기를 원하고 simple한것을 추구하는 사람에게 필자의 욕심으로 작성된다면 아마 되게 지루해 할 것이다. 내용도 그렇다. 서술적이고 정성적인 것에 설득을 당하는 독자라면 보고서는 그렇데 작성되어야 한다. 반대로 숫자나 인용을 통해 검증되는 것을 추구한다면 가능한 모든 내용은 그렇게 작성되어야 할 것이다 

아래 예는 굳이 나누어 본 분류인데 실용적이지는 못하다. 각자 알아서 보고서를 통해 누군가를 설득할 때 생각해봐야 할 독자의 스타일을 정의하고 사용하면 좋을 것 같다

의사결정력-프로젝트에 대한 입장

자기주장-타인의견 수용성

업무 경험-우리회사 경험

신뢰성-미래 지향성

전문성-포괄적 이해력

제품/서비스 우선-마케팅/영업우선

3) 접근 방법 선정

지금까지의 분석과 보고서 작성의 목적을 이제 같이 생각해야 할 때다. 내가 이루고자 또는 설득하고자 하는 내용이 그러면 어떠한 형태로 작성되어야 하는지 방향을 설정해야 한다

글은 일관되게 작성하는 것이 좋다. 예를 들면 사업검토 보고서를 작성하는데 이건 이래서 좋구요, 저건 저래서 나쁘니 이렇게 하면 좋고 저렇게 하면 나쁩니다...식의 보고서는 연구소에서나 나올법한 보고서이다. 즉, 설명 관점의 보고서이다.  설득을 위해서는 일관된 주제와 뉘앙스를 가지고 작성되어야 한다.  기업의 대부분의 보고서는 설득이다.

아래 예는 어떤 특정한 형태로만 작성되어야 한다는 것이 아니라 각각이 추구하는 방향이 조합되어 보고서가 작성되어야 한다는 것이다. 설득을 해야하고 그러기 위해 논리적으로 접근하고, 기존의 단점을 보완하는 형태에 포커스를 두며, 계량적으로 작성한다...식으로 말이다.

Source : EON그룹 '맥킨지식 보고서 작성'

문서 작성 프로세스

문서 작성 프로세스는 총 4단계로 나뉜다.

1단계 : 문서의 방향 설정
2단계 : 스토리 보드 구성
3단계 : 헤드메세지 작성
4단계 : 더미를 활용하여 문서 작성

이건 파워포인트로 보고서 자료를 작성하는 방법이다. 워드나 기타 다른 형태로 문서를 만들때는 이러한 구조와는 다르게 진행된다.

이러한 process는 지극히 편의적인 구분이다. process 절차별로 구성되어 있어 실제 파워포인트로 보고서 작성할 때는 그대로 따라하면 편할 수 있으나 진정의 목표는 우리가 skill을 배우는 것이 아니라 문서 작성의 본질을 파악하는 것이다.

이를 보완하기 위해 각 단계별로 바바라 민토가 말하는 피라미드 원칙이나 그동안 보고서 작성을 하면서 느낀점을 기술하려고 한다. 즉 본질적인 면에 공감을 한다면 절차가 편의적으로 파워포인트 형태로 되어있다고 할지라도 워드나 e-mail를 쓸때도 충분히 적용 가능할 것이다.

source : Bizdeli 동영상 강의 ‘매킨지식 글쓰기 전략’

회사를 다니게 되면 많은 보고서를 작성하게 된다. 빠른 시간내에 생각해낸 것을 문서화하여 경영진이나 고객을 설득하지 못한다면 보고서를 쓸때마다 정말 스트레스일 것이다.  여러해 동안 많은 문서를 작성해봤지만 아직도 답답하다.  좋은 보고서, 간결하고 독자를 지루하지 않게하면서 원하는 목적을 달성하는 보고서를 작성하고 싶은 욕구가 간절하다. 또 이러한 보고서를 작성했어도 들어간 시간이나 노력이 매우 효율적이 었으면 좋겠다. 남들은 3일이면 작성할 보고서를 일주일씩 잡고 있다면 그 또한 문제 아닌가? 이러한 생각에서 보고서 작성법에 대해서 공부해봤다. 수년간 익숙해진 작성법을 뒤로하고, 고리타분한 경영진이 인정해주지도 않을지도 모르지만 그럼에도 변하기 위해 시도해 봤다. 결과는 처음 공부하고 시도할 때는 매우 지루해 몇번이나 하던대로 하고 싶었지만 꾹 참고 회사에 적용해본 결과 재미있는 반응과 의미있는 결과가 있어 만족한다 

바바라 민토의 '논리의 기술'을 근간으로 그동안의 보고서 작성 경험을 하나씩 뜯어보고 전략컨설팅 회사인 EON그룹의 ‘맥킨지식 보고서 작성법'을 정리해봤다

정리는 아래 순서로 할 예정이다

 

목차

1.   도입부 : 내가 생각하는 보고서 쓰기란?

2.       문서 작성 프로세스

3.       문서의 방향 설정

4.       스토리 보드 구성

6.       헤드 메시지 작성

7.       더미를 활용한 문서 작성

8.       사례 연구

9.       마치며

논리의 기술 (바바라 민토) 카테고리 자기계발 지은이 바바라 민토 (더난출판사, 2004년) 상세보기

예전에 기술한 "기획서 작성방법"이 보고서의 작성 절차의 소개였다면 이번에는 보고서를 명확하고 구성있도록 만들수 있는 원칙을 말해보고자 한다

보고서 작성에 정답은 없다. 하지만 더 나은 보고서는 있을 것이다.
보고서라는 것은 문서로 피보고자와 보고자가 커뮤니케이션 하는 것이다
보고하는 내가 무엇을 전달해야하는지를 명확히 알고 있어야 하며
전달하려는 메세지를 피고보자가 충분히 이해할 수 있도록 만 작성하면 된다

뭐든 개론은 그럴듯하고 명확하나 막상 적용하기에는 만만치가 않다. 말처럼 쉽지도 않다
오랜 연습이 필요한건 사실인것 같다.

아무튼....

첫번째, 내가 이 보고서를 통해서 말하려는것이 무엇인지를 인지해야한다
나 또한 그렇지만 대부분의 사람들이 내가 무슨말을 중점적으로 해야하는지에 대한 고민없이 워드부터 열고 치기부터 시작한다. 좋은 보고서가 나올리 만무하다. 내가 이 보고서를 통해서 꼭 전달하려고 하는 사항이 무엇인지 2~3개 정도로 요약해서 전체적인 보고서의 틀을 짜야한다

두번째, 이 보고서를 보는 사람이 누구이며 어느 정도 수준까지 보고서가 작성되어야 하는지 보고서의 작성 색깔을 명확히 한다. 다시 말해 CEO가 볼 자료를 20장씩 써간다면 이사람은 고생만 죽살라게 하고 일은 못하는 사람으로 찍힐것이다. 내가 여러번 해봤다. 정말 욕먹는다..조심하시길..



네번째, 그 보고서에서 논해야하는 목적에만 충실하자

상품을 파는 신규사업을 진행하는데 먼저 소규모의 자원을 투여해서 테스트를 진행했다고 하자. 그 결과를 분석하고 신규사업의 진행 여부를 결정하는 보고서에는 사업의 가능성 여부만 따져주면 된다. 즉, 할지말지만 결정해주면 된다. 하지만 대부분이 범하는 우는 사업을 어떻게 진행해야할지, 상품은 어떤 다른거를 했을 때 매출이 더 오를지...이런 것을 넣을 필요가 전혀 없다. 물론 사업을 해야한다고 결정 했을때는 중요한 정보가 되겠지만 만약 임원진이 그 사업 할 필요가 없다고 하면? 그 다음 어떻게 진행해야하는지에 대한 보고서 내용은 다 필요없는게 된다.

1. 먼저 관련된 자료를 수집한다.
  1) 자료는 책과 인터넷을 이용하여 수집
  2) 현장 인터뷰를 통한 살아있는 정보 수집도 중요

2. 수집된 자료 분석 후 보고서 목차를 작성한다.
  1) 목차 수립 시 해당 보고서를 쓰는 목적을 충분히 검토한다.
  2) 또한 해당 보고서를 보는 대상이 누군지 파악하고 해당
      대상을 철저히 분석한다.
  3) 목차는 논리적이고 학술자료가 아닌 기업의 전략보고서의
      역할을 할 수 있도록 현실적인 대안을 제시 하도록 한다.
  4) 이단계에서 수집된 자료에 의해 짜집기가 되지 않도록 한다.
  5) 자료수집 이전단계에 보고서 목차를 정하는것이 正道
  6) 하지만 급한 전략보고서일경우 조사된 자료를 바탕으로
      논리를 만드는것도 방법중 하나
  7) 조사된 자료의 조합을 통해서 새로운 창조적인 아이디어 산출

3. 작성된 목차가 논리적인지 확인한다.
  1) 목차의 논리적 흐름이 틀리다면 보고서가 전달하려는
      논점이 제대로 전달될 수 없으니 보고서 작성전에 필히
      논리의 흐름이 맞는지 확인한다

4. 목차 별로 조사된 자료를 가공 및 분석하여 작성한다.
  1) 최대한 최근 자료를 구한다.
  2) 해당 자료를 그대로 쓰기보다는 보고서 목적에 맞게 가공한다.
  3) 출처가 분명하지 않은 자료는 활용하지 않는다

5. 해당 분석된 내용을 바탕으로 당사의 대응 방안 및 전략을 수립한다.
  1) 전략 수립은 단계별로 진행 필요
     - 첫단계부터 세부 액션 플랜까지 나오는것은 사실상 어려움
  2) 첫단계에는 전체적인 방향부터 설정
     - 할것인지 말것인지?
     - 하면 어떠한 점이 회사에 이익인가?
     - 한다면 어떤 분야를 어떻게 진입할 것인지?
  3) 이후 세부적인 action plan 수립
     - 이 단계에서는 세부적인 action 및 일정이 나와야 함.
  4) 전략보고서는 단계별로 다루는 범위가 다름
     - 1단계 : 해당 분야에 대한 파악(조사 분석)
     - 2단계 : 해당건에대한 적합성 판단(큰범위)
     - 3단계 : 구체적인 로드맵(전략 수립)
     - 4단계 : detail한 세부 액션 플랜
     - 5단계 : 추진 경과 보고