1. 문서의 발향 설정
1) 문서 목표 명확화
문서 만들기 전
주제, 대상, 리더의 스타일, 목표, 접근 방법 5개
항목에 대해서 먼저 정의한다.
유치해 보이지만 글 쓰기 전에 독자에 대해서 5~10분 정도 고민한다는 것 자체가 독자 관점의 보고서를 작성하는데 많은 도움을 준다. 이때의 고민이 보고서가 마무리 될때까지 머릿속에 유지되어야 한다
[예시]
|
① 주제 |
컨설팅 수행 방안 |
|
② 대상 |
팀장, 본부장, 사장님 |
|
③ 스타일 |
본부장님은 컨설팅에 대한 의지가 있으시나 사장님은 아직 detail한 사항을 모르니 사장님 관점에서 나올 수 있는 질문에 답한다. 또한 의사결정 시 비용에 민감할 수 있으니 비용 항목을 정확히 명시한다 |
|
④ 목표 |
본 문서를 다 읽은 후, “기조본과 협의할 것이니 그럼 계획하신 대로 RFP를 발송하고 진행해 주세요”라는 승낙을 얻어 낸다. |
|
⑤ 접근 방법 |
컨설팅 수행 검토 배경을 명확히 하고 컨설팅 범위를 단계별로 설명 |
목표 명확화의 원칙
SMART( Specific, Measurable, Achievable, Relevant to key problem, Time-bound)
1. 목표를 분명히 하기 위해 한 문장으로 정리해야 함
ex) 컨설팅 수행 필요성을 공유하고 미래전략 수립을 위한 컨설팅 수행을 위한 임원진의 승인을 득함(O)
2. 과도한 의욕을 줄이고 반드시 현실 가능한 목표를 세워야 함
ex) 우리 회사는 동아시아에서 고객 만족도 100%를 달성하여 최고의 서비스 회사로서의 위상을 확보(X)
→ 고객 만족도 10% 상승을 통해 3개월 내 매출 신장 10%를 달성하고 매출 순위 1위를 달성함(O)
3. 청중들로부터 어떤 행동을 유도해 낼 수 있는 목표이어야 함
ex) 우리 회사 제품의 장점과 특징에 대해 고객에게 정확히 설명하고자 함(X)
→ 고객의 needs를 충족 시키기 위해 우리 제품을 선택할 수 있도록 함(O)
2) 목표 독자 선정 및 스타일 파악
지금까지 계속 독자 관점을 강조하고 있다. 보고서를 구성지게, 논리적으로 작성하는 것도 중요하지만 독자의 스타일을 파악하는 것도 무엇보다도 중요하다. 독자가 논리적인 것을 좋아하고 기승전결을 따진다면 보고서는 그렇게 작성되어야 한다. 반대로 결론부터 듣기를 원하고 simple한것을 추구하는 사람에게 필자의 욕심으로 작성된다면 아마 되게 지루해 할 것이다. 내용도 그렇다. 서술적이고 정성적인 것에 설득을 당하는 독자라면 보고서는 그렇데 작성되어야 한다. 반대로 숫자나 인용을 통해 검증되는 것을 추구한다면 가능한 모든 내용은 그렇게 작성되어야 할 것이다
아래 예는 굳이 나누어 본 분류인데 실용적이지는 못하다. 각자 알아서 보고서를 통해 누군가를 설득할 때 생각해봐야 할 독자의 스타일을 정의하고 사용하면 좋을 것 같다
의사결정력-프로젝트에 대한 입장
자기주장-타인의견 수용성
업무 경험-우리회사 경험
신뢰성-미래 지향성
전문성-포괄적 이해력
제품/서비스 우선-마케팅/영업우선
예시 : 목표 독자에 대한 정의
업무에 대한 지식이 중간 정도이며 해당 문제에 대한 이해도가 높지 않고 비용에 대해 민감하게 반응
3) 접근 방법 선정
지금까지의 분석과 보고서 작성의 목적을 이제 같이 생각해야 할 때다. 내가 이루고자 또는 설득하고자 하는 내용이 그러면 어떠한 형태로 작성되어야 하는지 방향을 설정해야 한다
글은 일관되게 작성하는 것이 좋다. 예를 들면 사업검토 보고서를 작성하는데 이건 이래서 좋구요, 저건 저래서 나쁘니 이렇게 하면 좋고 저렇게 하면 나쁩니다...식의 보고서는 연구소에서나 나올법한 보고서이다. 즉, 설명 관점의 보고서이다. 설득을 위해서는 일관된 주제와 뉘앙스를 가지고 작성되어야 한다. 기업의 대부분의 보고서는 설득이다.
아래 예는 어떤 특정한 형태로만 작성되어야 한다는 것이 아니라 각각이 추구하는 방향이 조합되어 보고서가 작성되어야 한다는 것이다. 설득을 해야하고 그러기 위해 논리적으로 접근하고, 기존의 단점을 보완하는 형태에 포커스를 두며, 계량적으로 작성한다...식으로 말이다.
