보고서 작성 환경이라하면 매우 추상적으로 들린다. 좀더 구체적으로 보고서 작성환경이란 무엇인가? 초두에 내가 보고서 작성에 가장 중요한 핵심은 바로 '독자'라고 했다. 즉 보고서 작성 환경이란 이 '독자'의 이해의 정도, 관점, 다뤄져야 할 포인트 등이라고 할 수 있다.  그렇다면 이것이 보고서 작성과 무슨 연관이 있을까?

독자의 이해의 정도에 따라 글의 구조가 확연히 달라 질 수 있다는 점이다.

자 그러면 독자의 이해의 정도에 따라 글의 구조가 어떻게 변하는지를 한번 살펴보자

아래 모든 항목이 독자의 이해의 정도에 기반한 독자의 질문이 무엇인가에 기반하고 있다

도입부를 통해 충분히 설명하는 것을 우선적으로 시도하고, 도입부에 문제의 유래와 배경, 필자가 관여한 사항, 지금까지 진행된 조사 결과, 용어 정의 등 독자의 이해를 돕는데 필요한 여러 가지 내용을 포함시켜 독자의 ‘무엇을?’, ‘왜?’라는 질문을 최대한 답변하고 ‘어떻게?’라는 질문의 답을 핵심단계에서 답변할 수 있도록 한다

여기까지만 보면 이해하기가 힘들다. 다음에는 실제 사례와 구조화된 도식을 통해 이것에 대한 의미를 살펴보자

3단계 : 글의 구조 결정

지금부터는 매우 중요한 단계이면서 추상적이며 처음 접하는 사람을 귀찮게 만드는 부문이다.  이유는 교과서에서 배우기만 했지 이러한 형식으로 글쓰기를 훈련한 적이 없기 때문이다.

글의 구조는 크게 귀납적(inductive)구조와 연역적(deductive) 구조가 있다.

여기서 흔히 착각하는 것이 귀납법은 결론을 마지막에 내고 연역법은 결론을 먼저 낸다는 식으로 두괄식과 미괄식을 혼돈해서는 안된다

피라미드 형태로 그릴 때 inductive 구조를 가져갈 것인지 deductive한 구조를 가져갈 것인지를 정해야 한다. 이러한 구조를 정할 때 역시 독자의 이해 정도, 문제 해결을 위해 어떠한 조치를 취했는지 구체적으로 확인하여 구조를 정해야 한다

다음번에는 이러한 구조를 결정하기 위한 보고서 작성 환경을 어떻게 분석하고 결론을 도출하는지를 알아보자

1단계 문서의 방향설정 부문은 문서를 작성하기 전에 던져보는 가장 기본적인 질문이며 2단계스토리 보드 구성에서 구체적으로 글의 구조와 도입부의 수위 등이 결정된다

스토리 보드를 구성하기 전에 문서의 구조를 먼저 피라미드 형태로 그려본다

나중에 하나 하나 살펴보겠지만 결론을 내놓고 그것을 어떻게(how) 또는 왜(why)에 대한 답을 피라미드 구조로 구성하고 있다. 또한 각 단계는 서로 수평한 구조다. 그 구조는 시배열, process(가치사슬 등), 구성항목(맥킨지 7s 등)으로 나누어져 철저히 MECE관점으로 구성되어진다. 그림에서 흥미로운 것이 있는데 각 단계들이 3가지로 구성되어 있다. 이는 맥킨지의 '매직넘버3'이라는 것인데 맥킨지가 모든 복잡한 문제를 3가지로 요약하면서 간결하게 처리하여 좋은 효과를 본데서 유명해진 것이다. 물론 모든 것을 3가지로 요약할 필요는 없다. 하지만 인간이 기억하고 집중하는데 한계는 분명히 존재한다. 매직넘버3의 철학은 우선순위를 두고 일을 처리하겠다는 8대2 철학이 담겨 있는 것이다. 

다음엔 이러한 피라미드 구조를 만들기위한 방법을 알아보자

글을 잘 쓰는 능력은 우리가 살아가는데 있어 매우 중요한 능력이다. 말 못지 않게 우리는 문서로서 독자와 커뮤니케이션을 한다. 커뮤니케이션은 기본적으로 서로의 심리나 생각, 의도 등을 나누는 것이다. 커뮤니케이션의 목적은 소극적으로는 상황에 대한 설명이 될 수도 있으며 적극적으로는 상대방의 공감을 이끌어내고 더 나아가서는 행동으로 이끄는 것이라고 할 수 있다. 하지만 독자를 우선시 하지 않고 작성되는 필자 중심의 글이나 보고서로 인해 이러한 목적을 달성하지 못하는 경우가 많다. 물론 도출한 결론은 맞다는 전제하에 말이다.

글쓰기, 말하기 등은 정도의 차이는 있겠으나 그림이나 음악처럼 그것을 접하는 사람들의 취향에 따라 각기 다른 반응이 도출되는 것이다. 그래서 복잡하고 명쾌하지 않으며 상황에 따라 적용해야 하는 방식이 달라지는 것이다. 지금 소개하는 보고서 작성법도 어떤 상황에서나 지켜져야 하는 기본 원칙이라고 말하고 싶지 않다. 다만 여러 가지 방법이 고려되어 상황에 따라 적합한 형태의 보고서가 작성 될 수 있지 않을까 하는 마음이다. 한가지 염두 할 것은 비즈니스 세계의 글쓰기는 소설을 쓰는 것보다는 더욱 목적 지향적이고 읽는이의 반응에 자유스럽지 않다는 점이다. 비즈니스 세계에서 우리가 글을 쓰는 이유는 누군가를 설득하고 행동하게끔 하는 것이기 때문이다.

우리 주변에는 독자의 성향이나 상황을 제대로 인식하지 않고 더군다나 목적이 무엇인지도 모른체 작성되는 보고서가 많다. 잘못 쓰여진 글이나 보고서의 90% 이상이 바로 이 가장 단순하면서 너무도 당연한 곳에서 발생된다.

그 다음 발생하는 문제는 이러한 것을 고려했어도 역시나 필자관점에서 글이나 보고서에 힘이 들어가는 것이다. 예를 들면 자기의 화려한 파워포인트 실력을 뽐내기 위해서 양을 늘리고 형식에 맞추기 위해 없어도 될 것들이 들어가며 “힘들게 고생한 나를 좀 알아주세요”라고 외치는 보고서를 만들게 되는 것이다.

여기서 이러한 유혹을 뿌리치게 되면 독자가 가장 궁금해 하는 사항을 간결히 MECE적으로 전달하는 보고서를 작성할 수 있게 되는 것이다.

결론적으로 내가 가장 중요하게 생각하는 좋은 보고서 작성의 원칙은 딱 두 가지 이다.

회사에서의 일반적인 보고서 작성은 문제를 해결하는 것으로 간주하자. 따라서 지금 작성되는 글의 관점은 문제 해결 프로세스를 거쳐서 문제 해결 방안을 도출한 후 문서를 어떻게 구성하여 설득할 것인가? 이다. 여기서의 문제는 problem이 아니라 issue이다. 신사업 검토가 될 수도 있고, 정말 문제일 수도 있고, 전략 수립이 될 수도 있고, 업무혁신 사항일수도 있다.

문제 해결이란 문제를 파악하여 진단하고, 문제를 해결할 수 있는 방법을 도출하여, 어떻게 이것을 실행할 수 있는지를 설명하고 설득한 후 독자가 행동으로 옮겨 문제를 최종 해결하는 것이다. 여기서 문제 해결을 단순히 보고서만 작성하여 전달하는 수준으로 이해해서는 절대 독자를 감동 시키거나 문제 해결을 위한 명확한 행동을 유도해 낼 수 없다. 문제 해결이라는 의미에는 독자의 행동을 전제로 한다는 사실을 절대 잊지 말자

일반적으로 문제 해결 프로세스는 문제 해결을 전문적으로 하는 맥킨지의 방법론을 따르고 문서 작성 프로세스는

  문서 방향설정→스토리보드 구성→헤드메세지 작성→더미를 활용한 문서 작성

4단계의 문서 작성 프로세스를 따르는 것이 괜찮다.

맥킨지의 문제 해결 방법론

맥킨지 문제 해결 방식 들여다 보기(01) 개념편

맥킨지 문제 해결 방식 들여다 보기(02) 방법론편(초간단요약)

회사를 다니게 되면 많은 보고서를 작성하게 된다. 빠른 시간내에 생각해낸 것을 문서화하여 경영진이나 고객을 설득하지 못한다면 보고서를 쓸때마다 정말 스트레스일 것이다.  여러해 동안 많은 문서를 작성해봤지만 아직도 답답하다.  좋은 보고서, 간결하고 독자를 지루하지 않게하면서 원하는 목적을 달성하는 보고서를 작성하고 싶은 욕구가 간절하다. 또 이러한 보고서를 작성했어도 들어간 시간이나 노력이 매우 효율적이 었으면 좋겠다. 남들은 3일이면 작성할 보고서를 일주일씩 잡고 있다면 그 또한 문제 아닌가? 이러한 생각에서 보고서 작성법에 대해서 공부해봤다. 수년간 익숙해진 작성법을 뒤로하고, 고리타분한 경영진이 인정해주지도 않을지도 모르지만 그럼에도 변하기 위해 시도해 봤다. 결과는 처음 공부하고 시도할 때는 매우 지루해 몇번이나 하던대로 하고 싶었지만 꾹 참고 회사에 적용해본 결과 재미있는 반응과 의미있는 결과가 있어 만족한다 

바바라 민토의 '논리의 기술'을 근간으로 그동안의 보고서 작성 경험을 하나씩 뜯어보고 전략컨설팅 회사인 EON그룹의 ‘맥킨지식 보고서 작성법'을 정리해봤다

정리는 아래 순서로 할 예정이다

목차

1.   도입부 : 내가 생각하는 보고서 쓰기란?

2.       문서 작성 프로세스

3.       문서의 방향 설정

4.       스토리 보드 구성

6.       헤드 메시지 작성

7.       더미를 활용한 문서 작성

8.       사례 연구

9.       마치며

논리의 기술 (바바라 민토) 카테고리 자기계발 지은이 바바라 민토 (더난출판사, 2004년) 상세보기