보고서 작성 환경이라하면 매우 추상적으로 들린다. 좀더 구체적으로 보고서 작성환경이란 무엇인가? 초두에 내가 보고서 작성에 가장 중요한 핵심은 바로 '독자'라고 했다. 즉 보고서 작성 환경이란 이 '독자'의 이해의 정도, 관점, 다뤄져야 할 포인트 등이라고 할 수 있다.  그렇다면 이것이 보고서 작성과 무슨 연관이 있을까?

독자의 이해의 정도에 따라 글의 구조가 확연히 달라 질 수 있다는 점이다.

자 그러면 독자의 이해의 정도에 따라 글의 구조가 어떻게 변하는지를 한번 살펴보자

아래 모든 항목이 독자의 이해의 정도에 기반한 독자의 질문이 무엇인가에 기반하고 있다

도입부를 통해 충분히 설명하는 것을 우선적으로 시도하고, 도입부에 문제의 유래와 배경, 필자가 관여한 사항, 지금까지 진행된 조사 결과, 용어 정의 등 독자의 이해를 돕는데 필요한 여러 가지 내용을 포함시켜 독자의 ‘무엇을?’, ‘왜?’라는 질문을 최대한 답변하고 ‘어떻게?’라는 질문의 답을 핵심단계에서 답변할 수 있도록 한다

여기까지만 보면 이해하기가 힘들다. 다음에는 실제 사례와 구조화된 도식을 통해 이것에 대한 의미를 살펴보자

피라미드 구조를 그리기 위해서는 몇 가지 선행 되어야 할 단계가 있다

가장 먼저 아래 1, 2, 3   4, 5, 2를 순차적으로 질문하면서 도입부와 글의 구조를 구상한다.

Source : 논리의 기술, 바바라민토

피라미드을 작성하기 위해 거쳐야할 단계는 크게 4단계로 볼 수 있는데 먼저 1, 2단계를 거치며 도입부를 작성하는 것을 알아보자

1, 2단계 : 주장 메시지 작성 및 답변과 도입부의 대조문제 정의

문제 정의는 문서 작성 전 문제 해결 프로세스에서 먼저 나와야 할 것이지만  문서를 구성하는 중요한 부분이므로 문서 작성 때에도 다시 한번 물어봐서 확인하는 것이 좋다.  문제 정의는 아래 ‘순차적 분석’의 초기 단계에 해당한다. 이는 문제 해결 구조를 문서 구조와 매칭 시킨 것으로 이해하면 편할 것이다. 문제 해결 프로세스를 따라가면서 결국 문서 구조는 이러한 구조로 매칭 시키면 문제 해결과 문서 작성이 동시에 이루어지는 효과를 누릴 수 있다

 ※ S-C-Q는 도입부의 구성 요소 : S(Situation), C(Complication), Q(Question)

문제 정의 프레임워크에서는 다음 세가지 질문에 답해야 한다

•   현재 무슨 일이 벌어지고 있는가?(상황=출발점, 시장상황+방해되는 사건)

•   현재 원하지 않는 것은 무엇인가?

•   대신 무엇을 원하는가?

문제가 정의 되었다면 핵심 질문을 도출해야 하는데 독자가 어느 상황인가에 따라 대부분 7가지 상황 중 하나에 해당된다.

도입부를 작성할 때 민토가 제시하는 프레임을 따라 하면 구조적으로 접근할 수 있다.

출발점 및 시작 상황, R1(원하지 않는 결과), R2(원하는 결과) 구조

일곱 가지 문제 상황의 예

①      독자가 R1에서 R2를 얻는 방법을 모른다.

②      독자가 R1에서 R2를 얻는 방법을 알고 있다고는 하지만, 확신이 없다.

③      독자가 R1에서 R2를 얻는 방법을 알고 있지만, 그 해결책을 어떻게 실행해야 하는지 모른다.

④      독자가 R1에서 R2를 얻는 방법을 알고 있다고 생각하고 실행했지만, 어떤 이유에서인지 그 해결책이 통하지 않았다

⑤      많은 해결책 중 어느 것을 선택해서 실행해야 하는지 모른다

⑥      독자가 R1을 알고 있지만, 해결책을 찾을 수 있을 만큼 R2를 명확하게 진술할 수 없다

⑦      독자가 R2는 알고 있지만 현재 자신이 R1에 처해 있는지 모른다(벤치마킹)

이 일곱 가지 문제 상황은 ‘내가 현재 작성하고자 하는 보고서의 전체적인 핵심 질문이 무엇인가?’를 도출하는 데에도 매우 유용하다

다시 한번 말하지만 내가 써야할 보고서나 문서의 목표가 무엇이며 이는 어떠한 구조 인지를 문서 작성 전에 필히 고민하고 파악해야 한다. 그렇지 않으면 문서는 열심히 작성했으나 그 문서가 하고자 하는 것이 무엇인지? 내가 원하는 것이 무엇인지? 설명을 위한 것인지? 설득을 위한 것인지? 매우 애매모호한 보고서가 나올 가능성이 매우 높다

읽는 이로 하여금 읽는 내내 '그래서 뭘 어쩌겠다는 거지?'라는 질문이 나오게 한다면 그것은 처음 문서의 목표와 방향, 그리고 이를 해결하기 위한 구조를 명확히 하지 않았기 때문이다. 이러한 유형을 외워놓는 것은 효율을 위한 것이다. 물론 암기하지 않아도 고민하면 저중에 하나일 수 밖에 없다. 공식처럼 생각하지 말고 부담없이 효율을 높이기 위한 방안 정도로 생각하고 알아두면 좋을 것 같다

다음은 제일 중요한 글의 구조에 대해서 알아보겠다.

어떤 형식이 있는지? 각 형식의 장단점은 무엇인지?

어떤 구조를 채택하고 이용할 것인지?