예전에 기술한 "기획서 작성방법"이 보고서의 작성 절차의 소개였다면 이번에는 보고서를 명확하고 구성있도록 만들수 있는 원칙을 말해보고자 한다
보고서 작성에 정답은 없다. 하지만 더 나은 보고서는 있을 것이다.
보고서라는 것은 문서로 피보고자와 보고자가 커뮤니케이션 하는 것이다
보고하는 내가 무엇을 전달해야하는지를 명확히 알고 있어야 하며
전달하려는 메세지를 피고보자가 충분히 이해할 수 있도록 만 작성하면 된다
뭐든 개론은 그럴듯하고 명확하나 막상 적용하기에는 만만치가 않다. 말처럼 쉽지도 않다
오랜 연습이 필요한건 사실인것 같다.
아무튼....
첫번째, 내가 이 보고서를 통해서 말하려는것이 무엇인지를 인지해야한다
나 또한 그렇지만 대부분의 사람들이 내가 무슨말을 중점적으로 해야하는지에 대한 고민없이 워드부터 열고 치기부터 시작한다. 좋은 보고서가 나올리 만무하다. 내가 이 보고서를 통해서 꼭 전달하려고 하는 사항이 무엇인지 2~3개 정도로 요약해서 전체적인 보고서의 틀을 짜야한다
두번째, 이 보고서를 보는 사람이 누구이며 어느 정도 수준까지 보고서가 작성되어야 하는지 보고서의 작성 색깔을 명확히 한다. 다시 말해 CEO가 볼 자료를 20장씩 써간다면 이사람은 고생만 죽살라게 하고 일은 못하는 사람으로 찍힐것이다. 내가 여러번 해봤다. 정말 욕먹는다..조심하시길..
세번째, 목차를 정할 때 depth를 동일한 선상에서 정해줘야 한다
내가 보고서 작성에 매우 중요한 요소로 뽑는 원칙이다.
대부분이 보고서 목차 정하는것을 매우 어려워한다. 보고서 작성은 목차 작성이 끝나면 반이 끝났다는 말이 나올법하다. 그도 그럴것이 목차는 그 보고서의 전체적인 구조이며 이야기를 풀어나가는 로드맵이기 때문이다. 대부분 목차가 논리적이고 순차적이지 못하면 내용이 아무리 좋아도 보고서의 이해도가 떨어진다.
여기서 중요한것이 목차의 depth를 맞추는 것이다
그럼 보고서 목차의 depth를 맞춘다는 말은 무슨 말인가?
예를 들어보자.
베트남에 진출하려고 베트남을 조사하고 분석하는데 다음과 같은 목차가 심심치 않게 나올 수 있다
1. 베트남 경제 성장의 요인
1) 중국의 리스크를 피할수 있는 대안 국가
2) 낮은 인건비
중국의 리스크를 피할수 있는 대안 국가안에 낮은 인건비를 포함될 것이다.
이런식으로 상하관계인 목차를 균등하게 놓거나
균등관계인 목차를 종속으로 놓는 경우가 허다하다
또 이럴 수도 있다
1. 베트남 경제 발전 요소
2. 통계로 본 베트남
어느 한 국가의 경제는 통계로 판단하는게 너무 당연한 이야기인데 베트남 경제 발전 요소와 통계로 보는 베트남을 같은 목차로 두어 서로 겹치는 영역이 발생되었다. 아 물론 서로 겹치지 않게 내용을 분배하는 묘미를 부리는 재주를 부릴수는 있다는 것은 인정하나 목차만 봐서는 어디를 참조해야할지 참 애매한 부분이다.
두번째 예를 들어보자.
중장기 사업전략을 수립하는데 분석 부분의 목차를 만든다고 하자
1. 산업 분석
2. 경쟁자 분석
3. 내부전문가 인터뷰 내용
말그대로 뒤죽박죽이다. 산업분석에 경쟁자나 동향분석이 포함된다. 또한 내부전문가는
경쟁자에 대해서도 말할 수 있다. 이런건 MECE라고 맥킨지에서 사용하는 사고 방법인 서로 겹치거나 빠지는 부분이 없도록 목차를 구성하는 것이 좋다. 예를 들면 아래처럼 말이다
1. 산업 분석
1) 내부역량 분석
- 벨류체인분석
- 내부전문가 인터뷰
2) 외부 환경 분석
- 경쟁자 분석
- 규제 및 정책 전망
이런식으로 말이다
내가 보고서 작성에 매우 중요한 요소로 뽑는 원칙이다.
대부분이 보고서 목차 정하는것을 매우 어려워한다. 보고서 작성은 목차 작성이 끝나면 반이 끝났다는 말이 나올법하다. 그도 그럴것이 목차는 그 보고서의 전체적인 구조이며 이야기를 풀어나가는 로드맵이기 때문이다. 대부분 목차가 논리적이고 순차적이지 못하면 내용이 아무리 좋아도 보고서의 이해도가 떨어진다.
여기서 중요한것이 목차의 depth를 맞추는 것이다
그럼 보고서 목차의 depth를 맞춘다는 말은 무슨 말인가?
예를 들어보자.
베트남에 진출하려고 베트남을 조사하고 분석하는데 다음과 같은 목차가 심심치 않게 나올 수 있다
1. 베트남 경제 성장의 요인
1) 중국의 리스크를 피할수 있는 대안 국가
2) 낮은 인건비
중국의 리스크를 피할수 있는 대안 국가안에 낮은 인건비를 포함될 것이다.
이런식으로 상하관계인 목차를 균등하게 놓거나
균등관계인 목차를 종속으로 놓는 경우가 허다하다
또 이럴 수도 있다
1. 베트남 경제 발전 요소
2. 통계로 본 베트남
어느 한 국가의 경제는 통계로 판단하는게 너무 당연한 이야기인데 베트남 경제 발전 요소와 통계로 보는 베트남을 같은 목차로 두어 서로 겹치는 영역이 발생되었다. 아 물론 서로 겹치지 않게 내용을 분배하는 묘미를 부리는 재주를 부릴수는 있다는 것은 인정하나 목차만 봐서는 어디를 참조해야할지 참 애매한 부분이다.
두번째 예를 들어보자.
중장기 사업전략을 수립하는데 분석 부분의 목차를 만든다고 하자
1. 산업 분석
2. 경쟁자 분석
3. 내부전문가 인터뷰 내용
말그대로 뒤죽박죽이다. 산업분석에 경쟁자나 동향분석이 포함된다. 또한 내부전문가는
경쟁자에 대해서도 말할 수 있다. 이런건 MECE라고 맥킨지에서 사용하는 사고 방법인 서로 겹치거나 빠지는 부분이 없도록 목차를 구성하는 것이 좋다. 예를 들면 아래처럼 말이다
1. 산업 분석
1) 내부역량 분석
- 벨류체인분석
- 내부전문가 인터뷰
2) 외부 환경 분석
- 경쟁자 분석
- 규제 및 정책 전망
이런식으로 말이다
네번째, 그 보고서에서 논해야하는 목적에만 충실하자
상품을 파는 신규사업을 진행하는데 먼저 소규모의 자원을 투여해서 테스트를 진행했다고 하자. 그 결과를 분석하고 신규사업의 진행 여부를 결정하는 보고서에는 사업의 가능성 여부만 따져주면 된다. 즉, 할지말지만 결정해주면 된다. 하지만 대부분이 범하는 우는 사업을 어떻게 진행해야할지, 상품은 어떤 다른거를 했을 때 매출이 더 오를지...이런 것을 넣을 필요가 전혀 없다. 물론 사업을 해야한다고 결정 했을때는 중요한 정보가 되겠지만 만약 임원진이 그 사업 할 필요가 없다고 하면? 그 다음 어떻게 진행해야하는지에 대한 보고서 내용은 다 필요없는게 된다.
