글을 잘 쓰는 능력은 우리가 살아가는데 있어 매우 중요한 능력이다. 말 못지 않게 우리는 문서로서 독자와 커뮤니케이션을 한다. 커뮤니케이션은 기본적으로 서로의 심리나 생각, 의도 등을 나누는 것이다. 커뮤니케이션의 목적은 소극적으로는 상황에 대한 설명이 될 수도 있으며 적극적으로는 상대방의 공감을 이끌어내고 더 나아가서는 행동으로 이끄는 것이라고 할 수 있다. 하지만 독자를 우선시 하지 않고 작성되는 필자 중심의 글이나 보고서로 인해 이러한 목적을 달성하지 못하는 경우가 많다. 물론 도출한 결론은 맞다는 전제하에 말이다.
글쓰기, 말하기 등은 정도의 차이는 있겠으나 그림이나 음악처럼 그것을 접하는 사람들의 취향에 따라 각기 다른 반응이 도출되는 것이다. 그래서 복잡하고 명쾌하지 않으며 상황에 따라 적용해야 하는 방식이 달라지는 것이다. 지금 소개하는 보고서 작성법도 어떤 상황에서나 지켜져야 하는 기본 원칙이라고 말하고 싶지 않다. 다만 여러 가지 방법이 고려되어 상황에 따라 적합한 형태의 보고서가 작성 될 수 있지 않을까 하는 마음이다. 한가지 염두 할 것은 비즈니스 세계의 글쓰기는 소설을 쓰는 것보다는 더욱 목적 지향적이고 읽는이의 반응에 자유스럽지 않다는 점이다. 비즈니스 세계에서 우리가 글을 쓰는 이유는 누군가를 설득하고 행동하게끔 하는 것이기 때문이다.
우리 주변에는 독자의 성향이나 상황을 제대로 인식하지 않고 더군다나 목적이 무엇인지도 모른체 작성되는 보고서가 많다. 잘못 쓰여진 글이나 보고서의 90% 이상이 바로 이 가장 단순하면서 너무도 당연한 곳에서 발생된다.
그 다음 발생하는 문제는 이러한 것을 고려했어도 역시나 필자관점에서 글이나 보고서에 힘이 들어가는 것이다. 예를 들면 자기의 화려한 파워포인트 실력을 뽐내기 위해서 양을 늘리고 형식에 맞추기 위해 없어도 될 것들이 들어가며 “힘들게 고생한 나를 좀 알아주세요”라고 외치는 보고서를 만들게 되는 것이다.
여기서 이러한 유혹을 뿌리치게 되면 독자가 가장 궁금해 하는 사항을 간결히 MECE적으로 전달하는 보고서를 작성할 수 있게 되는 것이다.
결론적으로 내가 가장 중요하게 생각하는 좋은 보고서 작성의 원칙은 딱 두 가지 이다.
첫번째는 무조건 독자 중심적이어야 한다는 것과
두번째는 MECE(Mutually exclusive collectively exhaustive)의 원칙을 철저히 지켜야 한다는 것이다.
회사에서의 일반적인 보고서 작성은 문제를 해결하는 것으로 간주하자. 따라서 지금 작성되는 글의 관점은 문제 해결 프로세스를 거쳐서 문제 해결 방안을 도출한 후 문서를 어떻게 구성하여 설득할 것인가? 이다. 여기서의 문제는 problem이 아니라 issue이다. 신사업 검토가 될 수도 있고, 정말 문제일 수도 있고, 전략 수립이 될 수도 있고, 업무혁신 사항일수도 있다.
문제 해결이란 문제를 파악하여 진단하고, 문제를 해결할 수 있는 방법을 도출하여, 어떻게 이것을 실행할 수 있는지를 설명하고 설득한 후 독자가 행동으로 옮겨 문제를 최종 해결하는 것이다. 여기서 문제 해결을 단순히 보고서만 작성하여 전달하는 수준으로 이해해서는 절대 독자를 감동 시키거나 문제 해결을 위한 명확한 행동을 유도해 낼 수 없다. 문제 해결이라는 의미에는 독자의 행동을 전제로 한다는 사실을 절대 잊지 말자
일반적으로 문제 해결 프로세스는 문제 해결을 전문적으로 하는 맥킨지의 방법론을 따르고 문서 작성 프로세스는
문서
방향설정→스토리보드 구성→헤드메세지 작성→더미를 활용한 문서 작성
4단계의 문서 작성 프로세스를 따르는
것이 괜찮다.
맥킨지의 문제 해결 방법론
맥킨지 문제 해결 방식 들여다 보기(02) 방법론편(초간단요약)
좋은 보고서, 좋은 글을 쓰는 것은 생각보다 쉽지 않다. 새로운 접근법이나 생각을 체화하기 위해서는 많은 투자가 필요하다. 다시말하지만 이러한 것을 아는 것이 중요한 것이 아니라 끊임없이 고민하고 경험해보고 체화 하는 것이 더욱 중요하다.
